チームビルディングコンサルタントの石見です。
先日、経営者様とのコーチングで
こんな相談を受けました。
「物事が進まない、決められない管理職。
特に幹部なんですけどね・・・」と。
詳しく話を聞いていると・・・
それは会議のこと。
今後の事を踏まえて
経営者様は会議に出席せず
現場の人間に任せているんだけど
物事が一向に決まらない。
その割には会議の時間が長い。
一体どうしたものか？
という相談内容だったんですね。
実は、この手の内容
割とよくある相談の１つです。
じゃ、決まった打ち手が
あるのかと言えば
そうでもありません。
組織ごとにルールや
そこで働く人たちも違うわけで
実際には様々な問題が
複雑に絡み合っているからです。
しかし、経営者をはじめ多くの方が
短絡的な問題だという
捉え方をされます。
つまり、任せた人に決断力がないとか
話し合うスキルが足りないから
問題解決ができないというわけです。
確かにそういう場合も
あるかと思います。
ただ、どちらかと言えば
会議の運営方法に課題がある場合が
多いと思っています。
そして、それは会議体の
そのものの運営方法が上手く
設計されていないことから
結果的に決められない、
決まらないという話が出ている
と思っています。
では、どうすれば上手くいくか？
それは、進捗確認と
問題解決のパートを
分けて話し合うということです。
上手くいかない
ミーティングをしている所の多くは
進捗確認と問題解決の両方を
同時にしているところが
多いということです。
なぜなら、進捗確認をしていると、
進捗していない事が出てくると
それがなぜ進捗しないのか？
という話になり
その問題を解決しようと
あれやこれやと話をするからです。
その場で出た課題に
情報・状況を整理せずに取り組むと
その問題に関与しない人の
時間を使ってしまうことも
あるでしょうし
たとえ解決策が出たとしても
時間がかかるでしょう。
会議全体の時間が押した分
進捗確認がまだ終わっていない
テーマが後ろになるわけで
非効率という悪循環に陥るんですね。
次のやり方を試してみてください。
１．進捗確認のみ、まず全部する
２．問題解決しないといけない事を整理
３．各自で解決できる事とMTGで解決できる事を仕分け
４．MTGで解決すべき事を優先で解決する
５．各自で解決すべき事を含めアクションプラン整理
このようなやり方をすれば
短い時間で
権限移譲を最大限に活かしながら
全員で解決に向かうべきことや
困難な事に時間を費やすことができます。
専門家の方は
クライアント先にアドバイスしてあげると
いいと思います。